導入事例 | 株式会社マテハンソフト

株式会社ムトウユニパック様

導入システム: 見積受注システム

業種: 紙製品

見積もり受注システム構築

社用の封筒は、毎月のようにお客様に届くことになりますから、会社にとっては、もうひとつの顔といったところがあります。こだわるお客様にとっては、納得する封筒を依頼するのに、時間がかかる場合もあるのかと推察されます。

今回は、封筒のムトウユニパック様にお伺いしました。ムトウユニパック様は、３ヶ所の工場と１０ヶ所の支店・営業所に、中国青島にも工場を展開されています。

弊社より、いくつかのシステムをご導入いただいていますが、その中から、見積受注のシステムについてお話をお伺いしました。

デザインが大きな比重を占めるものですし、新たなアイデア商品も次々に生まれるのでしょうから、お客様の要望を漏らさず遅滞なく製造現場に伝えるシステムを構築されるのは、ご苦労も多かったのではないかと思われます。

本日は、本社電算室の伊東様に、システム構築のご苦労話を含めて、お話をお伺いしました。

お客様の課題

導入以前には、受注確定以後の処理についてはシステム化されており、工場への手配から納品までの流れはシステムに乗っていました。しかし、見積段階での原価の計算が、各人バラバラなのを、何とかしたいと考えておりました。それに各工場の生産管理情報と物流情報、を一本化したいと思っておりましたが、その注文の入り口をシステム化することで、その後のデータの流れが整備されてゆくのではという期待がありましたねもちろん見積作成のためのルールブックは作られていましたが、その運用は個人にまかされているようなところもあり、精度の高い原価計算に基づいた見積を手早くご提示できるようになるまでには、それなりに経験が必要でした。商品アイテムも入れ替わりが激しく、全ての商品に必要な情報が漏れなく記載されるということを考えていたら、おそらくまとまらなかったかもしれません。。

導入後の効果

見積作成に必要な項目を埋めてゆく作業で、見積ができるようになりましたので、営業さんの個人ごとのブレは無くなってきたと思います。メイン商品の封筒に関しては入り口がしっかりしてきたことにより、後工程の管理もスムースになったと感じています。毎回、工場に問い合わせないと、はっきりとした納期を、お客様に回答できない状態だったり、工場に依頼した物件の、進捗状況を一々電話しなくても確認できたりと、効率的な活動になったと思います。そのためには、入り口のデータがしっかりしていれば、後工程は残りのデータを穴埋めしてゆくだけみたいな状態にまで持ってゆければ良いわけです。そこまで到達していますとまでは言えないかもしれませんが、それに近い状態にまで来つつあると思っています。

一部では仕事の流れというか、やり方が変わったでしょうが、
営業サイド、工場サイドからの協力はスムーズでしたでしょうか。

先進的な手法を取り入れて、一度にジャンプアップする方法もあるかも知れませんが、基本的には現場の今の作業や手法を大きく変更することなく、ただ、今まで手で書いてＦＡＸしていたのを、パソコンで入力するだけです、というような開発だったので、おおきな混乱や、拒絶反応はなかったのではないかと思っています。ただ、新しい扱い商品も、日々加わりますし、そのための設定項目をあらかじめ全て用意できてからでないと、見積を出せないなどということが、許されるはずもありません。お得意様が増えれば、受注形態もＥＤＩを求められたり、ネット通販をしているお客様であれば、通常の見積・受注・納品という工程に乗せづらい場合も現れてきます。ただし、放っておくと、個人技の世界に逆戻りしてしまいますから、日々システムも対応をせざるを得ませんね。

電算室伊東様

さまざまな封筒製品

その他に、システム構築によって、改善されたところなどはありますか

封筒には、社名の印刷が付き物だったりしますので、デザインや色ぐあいなどシステム化に向かない要素がたくさんあることも否定できません。さらに、商品アイテムも多様化し、その全てをシステムで一元的に管理するのは難しいところがあります。しかし、逆に考えれば、システムでしっかり管理すべき項目と、システム化をしない項目とをはっきりさせることができれば、それはそれで、良いのかなとは思いますね。

システム構築には付き物ですが、こうすればもっと良かった、
ああいうことも考えておくべきだったというようなことは、いかがですか。

治具や組版のデータ、品質に関するデータ、なども、商品アイテムごとに管理項目がさまざまで、それなりに記録としてのこしてはいますが、システム化されているとまでは言えない状態です。だからと言って現状のままで続けていくのではなくて、何とかシステム化の中に組み込めないものかと考えています。それらも原価としては無視できないものなのでより精密な見積を作成するためにも、それらの情報が１本化できないか模索中です。

システムについて、今後の展開や展望について、お聞かせ願えますか。

印刷の業界は、封筒をお求めいただいて、それにエンドユーザ様のお名前を印刷していますので、ムトウユニパックにとって、大切なお客様です。しかし、ネット印刷の登場で、この業界が大きく様変わりしつつあります。まだチラシやパンフレットが主流ですが、封筒も無縁でいられるはずもなく、物流を含めて改善しなければならないところはたくさんあります。営業が出先から、工場の生産設備の予約を行ったり、その場でお客様に確定の納期回答をできる仕組みを構築する必要性を感じています。